С апреля 2016 года работодатели, которые заключили трудовые договора со своими сотрудниками, обязаны подавать ежемесячную форму отчетности в Пенсионный фонд СЗВ-М. Необходимо знать, как правильно заполнять такой документ и образец его заполнения.
В самом начале необходимо разобраться, что представляет собою данная форма.
СЗВ-М ПФР– это сведения о застрахованных, входящие, то есть информация, которая поступает в Пенсионный фонд обо всех работающих по договорам людях. Буква М говорит о том, что подавать такую информацию нужно раз в месяц.
Все сведения вносятся абсолютно на каждого работника, даже на тех, кто находится в отпуске или декрете. Пенсионеры тоже входят в этот список. Главным условием считается наличие трудового договора. Это значит, что работник получает заработную плату, которая облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ.
Сдавать форму СЗВ-М можно двумя способами:
- на бумажном носителе – только для тех организаций и предпринимателей, у которых численность работников не превышает 25 человек. Тогда ее можно сдать лично или прислать почтой;
- в электронном виде – тут надо не забыть добавить электронно-цифровую подпись.
Важно понимать, что при несвоевременной подаче отчетности или сдаче с недостоверными сведениями или ошибками, сотрудники Пенсионного фонда наложат штраф на организацию.
Инструкция по заполнению
Заполняется такая форма отчетности обычно сотрудником бухгалтерии. Но с такой задачей легко справится и работник отдела кадров, потому как у обоих имеется вся необходимая информация на каждого сотрудника. Решение о том, кто будет ответственным за заполнение отчета, принимает руководитель организации.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Подается СЗВ-М ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Тогда, когда крайний срок сдачи выпадает на праздничный или выходной день, он переносится на ближайший рабочий.
Необходимо точно знать, как правильно заполняется форма СЗВ-М.Инструкция по заполнению СЗВ-М на бумажном носителе выглядит приблизительно так:
Раздел 1 содержит реквизиты страхователя. Тут указываются:
- регистрационный номер, который присваивается организации или предпринимателю, присылается почтой в уведомлении. Узнать его можно в Пенсионном фонде или налоговой службе;
- краткое наименование компании или индивидуального предпринимателя;
- вписывается ИНН и КПП предпринимателя и организации.
Раздел 2 содержит информацию об отчетном периоде с указанием месяца и года.
Раздел 3 включает сведения о форме подаваемой отчетности из предложенных вариантов. Обязательно необходимо выбрать один из них:
- исхд – исходная, которая подается первый раз;
- доп – дополняющая, которая содержит дополнительную информацию, не указанную ранее. Старые сведения сюда уже не вписываются;
- отмн – отменяющая, которая полностью отменяет все указанные ранее данные.
Раздел 4 содержит всю информацию о застрахованных лицах, которые работают по трудовому договору:
- полностью фамилия, имя, отчество;
- СНИЛС физического лица;
- ИНН – если работодатель не владеет информацией о нем, то его можно уточнить у застрахованного лица или узнать на сайте ФНС.
Не имеет значения, в какой последовательности указывать работников, можно в алфавитном порядке или в любом другом. В самом конце документа ставится должность руководителя, его подпись и печать организации.
СЗВ-М: образец заполнения
Каждому заполняющему форму СЗВ-М нужно перед глазами иметь образец. Тогда не возникнет никаких проблем и ошибок:
Нулевой отчет сдавать не нужно, если нет соответствующих договорных отношений, если нет работников или не ведется никакая трудовая и хозяйственная деятельность. Также отчетность в Пенсионный фонд не будет сдавать индивидуальный предприниматель, у которого отсутствуют работники.
Как заполнить СЗВ-М онлайн
Заполнять такой вид отчетности можно онлайн, это намного быстрее и легче. Разработано несколько сервисов, позволяющих заполнить форму СЗВ-М:
- бухсофт;
- СКБ Контур;
- контур-отчет ПФ.
Первым из них является сайт Бухсофт. Благодаря нему получится заполнить форму, сформировать полный пакет документов, проверить все ошибки, распечатать бумагу, направить отчет по защищенным каналам связи.
Все пункты, кроме последнего производятся бесплатно. Необходимо зарегистрироваться на сайте, что не займет много времени. После чего надо заполнить форму:
- заходим в личный кабинет и вписываем все свои реквизиты;
- после чего на главной странице надо выбрать вкладку онлайн-сервисы и нажать на кнопку СЗВ-М;
- потом нажимаем подготовить отчет;
- указываем всю информацию на своих работников;
- нажимаем формирование — готовые отчеты и кнопку формировать;
- проводим проверку на ошибки;
- печатаем файл, если надо сохраняем на компьютере.
Эти действия не займут много времени.
Второй сервис работает с организациями и предпринимателями в специальных режимах и бесплатен в течение месяца. Тут надо выполнить следующие действия:
- зарегистрироваться на сайте;
- заполнить в личном кабинете все реквизиты организации;
- на главной странице ищем отчетность и выбираем форму СЗВ-М за нужный период;
- вписываем информацию о работниках;
- проводим проверку;
- кнопка — другие способы сдать отчет;
- распечатываем файл, сохранив его на компьютере.
Третий сервис дает возможность работать бесплатно полгода. Весь алгоритм действий такой же точно, как и в двух других. Тут существует возможность задать вопрос менеджеру сайта онлайн.
Заполнение формы отчетности онлайн в Пенсионный фонд возможно разными способами, что является очень удобным аспектом. Самое главное, подавать СЗВ-М вовремя, тогда не возникнет никаких проблем с фондом.
01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.
Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.
Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.
Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.
Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М
В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.
Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.
Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.
Состав формы СЗВ-М
Бланк включает 4 раздела:
- реквизиты страхователя;
- отчетный период;
- тип формы (код);
- сведения о застрахованных лицах.
В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.
В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.
В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».
Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.
Образец заполненной формы СЗВ-М
Способы сдачи СЗВ-М: на бумаге или через специальные программы
Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.
Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн
Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.
Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.
) страхователи должны были отчитаться за апрель 2016 года. Это абсолютно новая форма пенсионной отчетности, которую теперь ежемесячно заполняют и представляют организации и предприниматели-работодатели (). Но для чего нужен отчет СЗВ-М? И почему раньше у плательщиков взносов не было обязанности его сдавать?
Зачем нужно сдавать отчет СЗВ-М
Введение формы СЗВ-М связано с очередными изменениями в действующей пенсионной системе РФ.
С 2016 года пенсионерам, получающим выплаты и вознаграждения в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров (ГПД), с которых начисляются страховые взносы (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), суммы страховых пенсий по старости не индексируются. В отличие от пенсий неработающих пенсионеров, которые подлежат индексации с учетом роста индекса потребительских цен (ч. 6 ст. 16 , ч. 10 ст. 18 , ч. 1 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
Но после того, как пенсионер прекратит работать, ему будет выплачиваться пенсия с учетом всех пропущенных в период его работы индексаций (ч. 3 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). В связи с этим органам ПФР необходимо оперативно получать информацию о занятости пенсионеров. Для этих целей и была введена форма СЗВ-М. И до того, как страхователи начали представлять ее по итогам каждого месяца, пенсионеры, прекратившие свою трудовую деятельность и желающие получать проиндексированную пенсию, должны были самостоятельно подавать в свое отделение ПФР заявление. А теперь необходимость в этом отпала.
Что указывать в СЗВ-М
Индивидуальные сведения, указываемые в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН работника (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть никакие суммовые значения, касающиеся доходов работника или начисленных с них взносов, в СЗВ-М не отражаются.
С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.
Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.
Кто предоставляет данные СЗВ-М
Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?
Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:
- Все индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников.
- Организации-работодатели, имеющие одного и более сотрудников (в том числе директор).
То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.
Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.
При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.
- Если человек уволен, к примеру, 1 апреля, а бухгалтер сдает документ 10 мая, то вносить его в отчет не нужно, даже если в мае ему полагались выплаты.
- Сдача документа не связана с перечислением по сотруднику, главное, чтобы на момент формирования документа договор не был с ним прекращен.
- Обязательно в отчетность нужно включать декретниц и людей, находящихся на больничных.
- Включаются сотрудники, находящиеся в отпуске без содержания и с содержанием пособия.
Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.
Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет
Что вносят в отчет?
Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.
Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».
Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.
Следом нужно указать, какая форма документа сдается:
- Исходная.
- Дополняющая.
- Отменяющая.
- Фамилия, имя и отчество работника.
- СНИСЛ в обязательном порядке, иначе документ не пропустит программа, и это будет считаться ошибкой.
- ИНН, если эти сведения есть у работодателя.
Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.
Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?
Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:
Кто берет ответственность при сдаче документа на себя
Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.
Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.
Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.
Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.
Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.
Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.
Начиная с отчетности за апрель 2016 года в ПФР нужно представлять новую ежемесячную отчетность СЗВ-М - Сведения о застрахованных лицах (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п).
Форма СЗВ-М: кто сдает
Отчет СЗВ-М сдают организации и ИП с работниками. Сведения подаются:
- на каждого работника, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен трудовой договор;
- на каждое физлицо, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Какие именно сведения указываются в СЗВ-М
В новой отчетности указываются ФИО физлица, на которого подаются сведения, а также его СНИЛС. Кроме того, если работодатель располагает сведениями об ИНН физлица, то указывается и эта информация.
Если у организации есть обособленные подразделения
Обособленные подразделения (ОП), имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также выплачивающие зарплату работникам, подают в свое отделение ПФР форму СЗВ-М в отношении работников, трудящихся в конкретном ОП. При этом в отчетности указывается ИНН головной организации, а КПП - обособленного подразделения (Информация ПФР).
Форма СЗВ-М: образец
Образец заполнения СЗВ-М можно посмотреть .
СЗВ-М нулевая
Данная отчетность, в принципе не может быть нулевой, т.к. в организации есть хоть один работник - ее директор, а ИП без работников сдавать СЗВ-М не должны.
Сроки сдачи СЗВ-М в 2016 году
Сведения о застрахованных лицах представляются не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.04.2016)).
В 2016 году сроки сдачи СЗВ-М следующие:
А срок представления СЗВ-М за декабрь 2016 г. выпадает уже на 2017 г. - сведения нужно будет представить (конечно, если этот день не будет выходным).
В каком виде сдавать СЗВ-М
Если численность застрахованных лиц, на которых подаются сведения в ПФР, составляет 25 и более человек, то СЗВ-М безопаснее сдать в электронном виде, подписав электронной подписью (